Cải cách TTHC là quá trình rà soát, đánh giá để loại bỏ những bước, những thủ tục bất hợp lý, không cần thiết, kiểm soát chặt chẽ việc ban hành các TTHC mới theo quy định của pháp luật và triển khai thực hiện công khai minh bạch tất cả các TTHC bằng các hình thức thiết thực và thích hợp.

Ở địa phương, ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã là cơ quan chính quyền cơ sở, gần dân nhất, thường xuyên trực tiếp tiếp xúc và giải quyết yêu cầu của nhân dân (người dân, tổ chức). Các yêu cầu của nhân dân đề nghị giải quyết rất đa dạng, theo nhiều lĩnh vực với tính chất phức tạp riêng, đòi hỏi việc giải quyết phải tuân thủ những trình tự, TTHC theo quy định của pháp luật. Vấn đề đáng chú ý là các TTHC không phải do UBND cấp xã đặt ra, mà do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trên ban hành theo luật định. Và UBND cấp xã chỉ là cơ quan thực hiện TTHC khi giải quyết các yêu cầu đa dạng, phức tạp của nhân dân theo các nguyên tắc chung được luật định. Cho nên, việc cải cách TTHC tại UBND cấp xã có điểm khác với cải cách TTHC nói chung . Theo đó, cải cách TTHC tại UBND cấp xã gắn với việc rà soát, đánh giá để đề xuất loại bỏ những thủ tục bất hợp lý, không cần thiết hoặc đề xuất việc ban hành các TTHC mới phù hợp với thực tiễn giải quyết các yêu cầu của cá nhân, tổ chức trong hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương.

Pháp luật hiện hành quy định chứng thực là việc các cơ quan có thẩm quyền, trong đó có UBND cấp xã xác nhận tính chân thực của văn bản, chữ ký trong văn bản của người yêu cầu chứng thực. Theo đó, chứng thực gồm 2 nội dung thực hiện theo TTHC được quy định riêng:

- Nội dung chứng thực: Chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký trong văn bản (bản dịch, văn bản bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài và văn bản song ngữ). Nội dung chứng thực bản sao từ bản chính hiện nay được thực hiện khá thuận lợi do có sự ứng dụng công nghệ sao chụp. Tuy nhiên, việc chứng thực chữ ký lại là nội dung rất phức tạp do tính đa dạng của các hoạt động giao dịch bằng văn bản của các cá nhân, tổ chức trong đời sống xã hội.

- TTHC về chứng thực: Gồm các quy định về hồ sơ, trình tự thực hiện, thời gian thực hiện việc xác nhận tính chân thực đối với văn bản, hồ sơ của người dân, tổ chức được thực hiện bởi cơ quan cơ thẩm quyền, trong đó có UBND cấp xã.

Việc cải cách TTHC về chứng thực của UBND cấp xã gắn với việc rà soát các thủ tục đã ban hành và đang được triển khai thực hiện tại địa phương. Do chính quyền địa phương cấp xã không phải là cơ quan có thẩm quyền ban hành TTHC về chứng thực, mà chỉ là cơ quan thực hiện theo phân cấp, phân quyền, cho nên việc rà soát TTHC về chứng thực hướng tới mục đích phát hiện và đề xuất việc điều chỉnh, bãi bỏ những thủ tục không còn phù hợp. Việc rà soát được thực hiện dưới nhiều hình thức, gồm cả rà soát trực tiếp và rà soát gián tiếp.

- Rà soát trực tiếp: UBND cấp xã chủ động rà soát trong quá trình thực hiện TTHC để phát hiện những nội dung không còn phù hợp và kiến nghị, đề xuất việc điều chỉnh, bổ sung, thay thế.

- Rà soát gián tiếp: UBND cấp xã tổ chức thu thập ý kiến góp ý, phản ánh từ phía nhân dân trong quá trình tham gia giải quyết TTHC tại địa phương. Thông qua đó, UBND cấp xã tổng hợp ý kiến góp ý, phản ánh của nhân dân và kiến nghị, đề xuất việc điều chỉnh, bổ sung, thay thế những thủ tục không còn phù hợp.

Việc rà soát TTHC về chứng thực là nhiệm vụ được quy định chung theo tinh thần chỉ đạo xuyên suốt của Đảng và Nhà nước, trong Nghị quyết số 38/CP năm 1994 về cải cách một bước TTHC, Chính phủ đã chỉ đạo các Bộ, ngành, địa phương tổ chức rà soát toàn bộ các quy định hiện hành về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực mình phụ trách, kể cả những quy định do cấp dưới ban hành nhằm bãi bỏ ngay những quy định thủ tục hành chính không đúng thẩm quyền và bổ sung, sửa đổi những thủ tục không phù hợp với thực tế, đã và là đang trở ngại cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị khác và gây phiền hà cho nhân dân. Nhiệm vụ rà soát TTHC được tiếp tục thực hiện xuyên suốt trong các chương trình cách cách hành chính ở những giai đoạn tiếp theo (2001-2010) và cho đến ngày nay (giai đoạn 2011-2020). Đồng thời cũng là nhiệm vụ cụ thể đối với chính quyền địa phương cấp xã trong hoạt động quản lý nhà nước và được xác định là một trong những biện pháp quan trọng để thực hiện cải cách TTHC nói chung, cải cách TTHC về chứng thực nói riêng.